Confirmaciones, alergias y transporte: cómo gestionar los datos de los invitados como wedding planner
Qué datos necesitas de cada invitado, quién debe recogerlos, cuándo cerrarlos y cómo llevarlos al catering sin perseguir a nadie.
Es una de las tareas que más tiempo consume y que menos se ve: saber quién viene, qué come, quién es alérgico a qué y quién necesita el autobús. Y casi siempre llega igual: un Excel de los novios que cambia cada semana, mensajes sueltos por WhatsApp y una lista "definitiva" que deja de serlo dos días antes de la boda.
En esta guía repasamos qué datos necesitas, quién debería recogerlos y cómo hacer que lleguen a ti, y al catering, sin perseguir a nadie.
Qué datos necesitas de cada invitado
No pidas más de lo necesario. Para la mayoría de las bodas basta con esto:
| Dato | Para qué lo necesitas |
|---|---|
| Asistencia | Número final para la finca, el catering y el seating |
| Acompañantes | Saber cuántas plazas reales ocupa cada invitación |
| Menú (adulto, infantil, vegetariano…) | Pedido final al catering |
| Alergias e intolerancias | Seguridad alimentaria, no es opcional |
| Transporte | Plazas de autobús y horarios de ida y vuelta |
| Niños | Menú infantil, trona, monitores si los hay |
Si la boda tiene alojamiento o actividades previas, añádelos. Si no, no compliques el formulario: cada pregunta de más reduce las respuestas.
Quién debe recoger los datos: los novios, no tú
Los invitados son de los novios. Son ellos quienes tienen la relación, el teléfono de la tía y la confianza para recordar a un primo que todavía no ha contestado. Tu papel es diseñar el proceso y recibir el resultado, no hacer de centralita.
Lo ideal es que:
- Los novios envíen la invitación y el enlace para confirmar.
- Cada invitado responda una sola vez, en un único sitio.
- Las respuestas te lleguen ya ordenadas, sin que nadie tenga que reenviarte nada.
Pon fechas límite (y comunícalas)
Sin fecha límite, las confirmaciones no se cierran nunca. Un calendario que funciona:
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| 8–10 semanas antes | Envío de la invitación con enlace de confirmación |
| 4 semanas antes | Fecha límite para confirmar |
| 3 semanas antes | Recordatorio a quien no ha respondido |
| 2 semanas antes | Cierre de lista, menús y alergias |
| 10 días antes | Seating definitivo y número final al catering |
Ajusta los plazos a lo que pida cada finca y cada catering, y apúntalos desde el primer día en las tareas de la boda.
Cómo pasar los datos al catering y a la finca
El catering no necesita tu Excel completo. Necesita tres columnas claras: nombre, menú y alergias. Cuanto más limpio llegue, menos errores habrá en la mesa.
Consejo: pide al catering que te confirme por escrito que ha recibido la lista de alergias, y repásala con el maître el mismo día.
Cuidado con la privacidad
Las alergias e intolerancias son datos de salud, una categoría especialmente protegida por el RGPD. Algunas pautas sencillas:
- Pide solo los datos que vas a usar.
- No los compartas por grupos de WhatsApp ni los dejes en hojas de cálculo abiertas.
- Comparte con cada proveedor solo lo que necesita: el catering, los menús y las alergias; el transporte, el número de plazas.
Cómo funciona con Wataplanner y Wataboda Novios
En Wataplanner cada boda incluye Wataboda Novios, la plataforma de los novios y sus invitados, en la app y en la web. Los novios envían la invitación y los invitados confirman asistencia, acompañantes, menú, alergias y transporte desde ahí.
Esas respuestas llegan solas a tu Wataplanner, a través de Wataboda Novios. Los invitados nunca acceden a tu Wataplanner; tú recibes los datos que necesitas para el seating y para el catering.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe enviar las invitaciones, la wedding planner o los novios?
Los novios. Es su boda y sus invitados. Tú defines el proceso y los plazos, y recibes las respuestas ya ordenadas.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?
Normalmente unas dos semanas antes de la boda, para tener margen con el seating y el número final del catering. Confirma siempre el plazo que pide cada proveedor.
¿Cómo gestiono a los invitados que no contestan?
Con una fecha límite clara y un recordatorio que envíen los novios. Si después de eso no hay respuesta, acordad con la pareja si cuentan o no, y decididlo antes de cerrar el seating.
